הפקה של כנס מנצח ומוצלח יכולה להיות משימה מאתגרת ומורכבת שדורשת חשיבה על כל הפרטים הכי קטנים. החל מההזמנה לבאי הכנס, המרצים, הכיבודים ועד לשילוט, לתגי המשתתפים, לתיקי המשתתפים ואפילו לסדרנים שבכנס. בקיצור להפקה של כנס מנצח נדרש תכנון וביצוע קפדניים ביותר. כאשר מפיקים כנס גדול, כדאי להיערך כ – 5 חודשים מראש וכאשר מפיקים כנסים קטנים יותר כדאי להיערך כחודשיים שלושה מראש.
פנינו אל גורם בכיר בחברת פרוצ'י הפקות המתמחה בהפקה של כנסים ואלו הם
7 הדגשים שכדאי לזכור בעת תכנון והפקת כנס מנצח:
- יעדים ברורים
יעדים ברורים לכנס שלכם חיוניים להבטחת הצלחתו. קבעו מה אתם רוצים להשיג באמצעות הכנס, מי קהל היעד שלכם, מהם תחומי העניין, הצרכים והאתגרים שלו וסוג החוויות והתוצאות שאתם רוצים שיהיו למשתתפים. בהירות המטרות והיעדים תעזור לכם לקבל החלטות מושכלות לגבי כל הבטי הכנס. החל מבחירת המקום והדוברים הנכונים ועד ליצירת סדר יום מרתק.
- לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן
בחירת הלוקיישן הנכון לכנס שלכם היא קריטית להצלחתו. המקום צריך להיות נגיש למשתתפים, עם אמצעי תחבורה טובים, חניה ומקומות לינה בקרבת מקום(במידה והכנס נמשך מס' ימים). המקום צריך להתאים לגודל הקהל הצפוי שלכם, עם מספיק מקום ומתקנים כדי להכיל את הפעילויות המתוכננות שלכם. בנוסף, המקום צריך להתאים לתקציב שלכם ולספק את התמהיל הנכון של השירותים.
הקפידו לבקר במקומות פוטנציאליים באופן אישי, ולבדוק נושאים כמו תאורה, איכות צליל ובקרת טמפרטורה. חשוב גם לחשוב על האווירה הכללית של המקום והעיצוב שלו, שכן יכולה להיות לכך השפעה משמעותית על חווית המשתתפים. בחירת המקום הנכון, תייצר סביבה נוחה ומזמינה עבור המשתתפים ותבטיח שהכנס שלכם יתנהל בצורה חלקה ויהיה בלתי נשכח.
- קולינריה – ארוחות ונשנושים
לקולינריה תפקיד מכריע ביצירת חווית כנס מוצלחת ומנצחת. תכנון ובחירה קפדנים של התפריט תוך התחשבות במטבח התרבותי באזור ובהגבלות תזונתיות ואלרגיות יכולים לספק את הצרכים התזונתיים וההעדפות של המשתתפים וגם לספק להם חוויה בלתי נשכחת ומהנה. צוות קייטרינג מיומן ומנוסה יכול להכניס טאץ' ייחודי לכנס גם באמצעות הצגה וקישוט של האוכל, כמו מזנוני נושא או ארוחות אלגנטיות.
- סדר יום מרתק עם מרצים מעניינים
תוכן יום הכנס צריך להיות מרתק ולכלול מגוון פעילויות הפונות לסגנונות שונים של אנשים. סדר היום יכול לכלול נאומים מרכזיים, דיוני פאנל, סדנאות והזדמנויות נטוורקינג.
הסדנאות, הדיונים בשולחן העגול וההדגמות של מוצרים (במידה ויהיו) יאפשרו למשתתפים להכיר טוב יותר את הנושאים ספציפיים ולהתחבר למומחים ולעמיתים בתעשייה. הזמינו דוברים בעלי ידע, מעורבות ונלהבים בנושאים שלהם. הדוברים הנכונים ימשכו משתתפים, יעודדו מעורבות ויעזרו לבנות מוניטין לכנס שלכם.
- עיצוב ומיתוג
עיצוב המראה והתחושה הכלליים של הכנס, כולל הלוגו, ערכת הצבעים והאלמנטים החזותיים נעשה לאחר הגדרת קהל היעד של הכנס. עיצוב ומיתוג אפקטיבי יכולים לעזור לבדל את הכנס מאירועים דומים ולבסס את המוניטין שלו כאירוע חובה בתעשייה. על העיצוב והמיתוג של הכנס לשקף את הערכים והייעוד של הארגון ולסייע ליצור רושם מתמשך על המשתתפים.
- פרסום וקידום
בין אם זה כנס לימודי, כנס לקוחות או כנס פנים ארגוני, השתמשו במגוון ערוצי שיווק שמתאימים לסוג הכנס, כדי להגיע לקהל היעד שלכם ולקדם את הכנס שלכם, כולל מדיה חברתית, מייל ומדיה מסורתית. במידה והכנס נועד לקהל הרחב שמתעניין בנושאים הקשורים בכנס הציעו הנחות לתחילת הפעילות וצרו באז סביב הכנס שלכם כדי לעודד הרשמה מוקדמת.
- לוגיסטיקה:
וודאו שכל מרכיבי הכנס יתנהלו בצורה חלקה, מההרשמה, הארוחות וההפסקות ועד לציוד האודיו-ויזואלי. לשם כך, שכרו ספקים מנוסים ואמינים לטיפול בכל ההיבטים הלוגיסטיים והטכניים של הכנס.
סיכום
על ידי מעקב אחר הדגשים הללו, תוכלו להפיק כנס מנצח בלתי נשכח ומוצלח. מהגדרת יעדים ברורים ובחירת המקום הנכון, ועד לדוברים מהשורה הראשונה. כנס מתוכנן היטב יכול לקרב אנשים כדי להשיג דברים גדולים.
כדי שהכנס המנצח ייזכר ככזה, תעדו בתמונות וסרטונים הכרזות חשובות כי ידוע שלעיתים תמונה אחת שווה אלף מילים, כך שהזיכרון של האירוע המושלם ימשיך ללוות אותנו גם שנים קדימה.
