איך בוחרים את תוכנת ניהול המשימות המתאימה ביותר לעסק? כדאי לשים לב למספר קריטריונים חשובים:
מחיר
מחיר גבוה לא בהכרח אומר תמורה איכותית, וגם אם התוכנה אכן איכותית ויעילה לא מחייב שהעסק שלכם ישתמש בכל הפיצ'רים שהתוכנה היקרה מציעה. לכן חשוב מאוד לעשות סקר שוק בטרם ההחלטה ולשמוע חוויות משתמשים קיימים במערכות שנראות לכם מתאימות. גם כשבודקים חוויות של משתמשים קיימים רצוי לשים לב שהמשתמשים האלו בעלי צרכים כמו של העסק שלכם- אחרת הבדיקה כלל לא רלוונטית
התאמה לסוג העסק הספציפי
כפי שכתבנו בסוגיית המחיר, כדי לא לבזבז כסף רב על מערכת יקרה שיש בה אינספור יישומים אך שאינם מתאימים לצורך העסקי, חשוב מאוד להגדיר מראש מה רוצים שיהיה במערכת ועל אילו צרכים היא באה לענות. למשל: האם יש צורך במערכת שיוצרת דו"חות סטטיסטיים על פעילות העובדים, האם יש צורך במערכת שיודעת להקצות משימות לצוותים כאשר העסק קטן יחסית?
התממשקות ליצירת חשבוניות
אם יש צורך בתוכנה שמנהלת בין היתר את הטיפול בלקוחות ואת הפניות שלהם, כדאי מאוד לשקול בחשבון מערכת שמסוגלת להתממשק למערכת היוצרת חשבוניות און ליין. הדבר יחסוך הרבה כאב ראש וטרחה ויגרום לעבודה להתנהל בצורה מסודרת יותר. כדי שהדבר יקרה יש לשים לב שגם מערכת החשבוניות מסוגלת להתממשק למערכת ניהול המשימות, ואם הדבר חשוב לכם מומלץ לשקול אף החלפת מערכת הוצאת חשבוניות.
חווית משתמש
חווית המשתמש של העובד חשובה מאוד לכך שהשימוש בתוכנה לניהול משימות יהיה יעיל. כאשר לעובד נוח להשתמש במערכת והוא מתמצא בה בקלות הוא ירבה להשתמש בה וביישומים הארגוניים שהיא מציעה. למרות שיש נטייה לבחור מערכת מתוחכמת, כדאי לבחור מערכת נוחה יותר לתפעול משום שכך לעובדים יהיה נוח יותר להשתמש בה. כמו כן, עובדים בגילאים מבוגרים יותר שלא מסתדרים עם טכנולוגיה באופן המיטבי ישתמשו באופן טוב יותר בתוכנה נוחה וברורה.
שירות לקוחות זמין
תקלות יכולות לקרות ולכן יש לבחור במערכת שמספקת תמיכה טכנית רחבה ובאופן מקצועי. אם בוחרים במערכת שאין לה שירות לקוחות זמין ואיכותי יכול להיווצר מצב בו כל עובדי העסק לא עובדים ימים שלמים עד שהתקלה תתוקן משום שכל המשימות שלהם נמצאות במערכת, והדבר עלול לגרום ללקוחות נזעמים ומאוכזבים והפסדים גדולים מאוד.
