סקר סיכונים הוא תהליך המיועד לאתר את כל הסיכונים אשר עלולים לפגוע בארגון. כל ארגון צריך לדעת כי הוא עלול להיפגע ולכן עליו לפעול למזעור הנזקים ככל האפשר. הדרך לעשות זאת היא לאתר בצורה מקצועית ויסודית את כל הסיכונים הפוטנציאליים, להכין דו"ח מסודר ולתת לארגון להחליט כיצד למנוע שהדברים יצאו משליטתו.
סקר סיכונים מתבצע על ידי חברת חקירות חיצונית אשר אין לה דבר ועניין בחברה, שאין לה קשרים פנימיים ושאינה מונעת מאינטרס למעט האינטרס להציג לחברה את התמונה המלאה והברורה. במסגרת החקירה יבחנו כלל המחלקות בחברה, תיבחן דרך הפעולה, אופן ההגנה שלה באמצעים הדיגיטליים ואם יש צורך, יתקיימו שיחות עם העובדים. למידע נוסף, לחץ כאן .להלן שלבים בתהליך.
תהליך ביצוע סקר סיכונים
סקר סיכונים יתבצע על ידי משרד חקירות המתמחה בתחום, שכבר ביצע סקרים בעברו ושיודע לזהות את נקודות החולשה של הארגון. המשרד יפעל בדרכים שונות כדי למצוא את המידע הרלוונטי וזאת בחמישה שלבים:
שלב ראשון – זיהוי הסיכונים
כל ארגון וחברה חייבים להעריך את הסיכונים שעומדים בפניהם ובפני העובדים. יש לבחון באופן שיטתי את כל הגורמים בארגון. בכלל זה נכנסות המחלקות השונות, עמדות העבודה, המחשבים ועוד. המטרה של החקירה היא לא למצוא אשמים אלא למצוא סכנות ולאתר את נקודות החולשה של הארגון.
שלב שני – איתור מי עלול להיות הנפגע
לאחר שאותרו נקודות החולשה חשוב לדעת מי עלול להיפגע אם הסיכון יתממש. למשל, האם הפגיעה תהיה באבטחת המידע, האם היא תהיה באפקטיביות של הייצור ועוד. הרעיון הוא להבין לעומק את הנזק שעלול להיגרם לארגון כתוצאה מאותה נקודת חולשה וזאת כדי לעזור לו לקבל החלטות עתידיות שיטיבו עימו.
שלב שלישי – הערכת הסכנות והפעולות המומלצות
אחת השאלות שיש לשאול היא עד כמה הסכנות השונות עלולות לפגוע בארגון ומה תהיה מידת הנזק אם הם יתממשו. כלומר, יש לבחון לא רק מי יפגע אלא גם באיזה אופן. בשלב זה נבחן פוטנציאל הנזק ומתוכו נקבעות הפעולות המומלצות למניעת התממשות הסכנות.
שלב רביעי – רישום ממצאים
ביצוע הסקר מסתיים ברישום הממצאים. הארגון או החברה יקבלו בסופו של דבר דו"ח מסודר ובו כל הממצאים, הסיכונים וההמלצות. לאחר שהארגון מקבל את הממצאים עליו לקבוע סדר העדפות לפעילות ולתעד את הפעולות שבוצעו. התיעוד ישמש בעתיד כאשר יתבצע סקר סיכונים נוסף.
שלב חמישי – בקרה וחזרה על הסקר
סקר סיכונים הוא שלב אחד בתהליך המיועד ליצור סביבת עבודה בטוחה. לכן, יש לבצע בקרה על הסקר, על הפעולות שננקטו ואחת לתקופה לחזור על הסקר. מתוך הסקר מפיקים נהלי עבודה, בוחרים אילו תוכנות להטמיע ולכן יש לבדוק שאלו אכן יושמו כראוי. כמו כן, יש לבצע סקר כדי לאתר נקודות חולשה שנוצרו מאז הסקר האחרון.
חשיבות ביצוע סקר סיכונים
החשיבות של ביצוע סקר סיכונים גבוהה לכל ארגון וחברה. הסקר מאפשר לדעת את הסכנות הקיימות בארגון ולהבין כיצד אפשר למנוע מהן להתממש. חשוב לדעת כי בכל מקום יכולות להיות סכנות והחוכמה היא לזהות אותן מבעוד מועד ולקבוע את דרך הפעילות אשר תמנע מהן להתקיים, לצמצם את הסכנות ולקבוע נהלי עבודה שיאפשרו לארגון להגן על עצמו ועל העובדים.
הערכת הסיכון יכולה למנוע פגיעה חמורה. היא עוזרת לארגון להתנהל באופן רציף תוך ידיעה שהוא בטוח ולכן לפעול בצורה יעילה ולחתור למטרותיו. זיהוי הסיכונים אינו מספיק ובמסגרת הסקר תיקבע חומרת הסיכון והאופן בו אפשר לעקוב אחריו ולמנוע ממנו להתממש. לעתים ניתן לבצע פעולות אשר יסירו את הסיכון לחלוטין ולעתים נדרשות פעולות בקרה כדי לאתר את הסכנה מיד ברגע שהיא מתרחשת.
סקר סיכונים יכול לחסוך לארגון כספים. הוא עוזר לקבוע את סדר העדיפויות, במה כדאי לטפל ובמה לא ועוזר לו למנוע נזקים עתידיים. הנזקים עשויים להתבטא בשלל דרכים כולל פגיעה בעובדים, חשיפת מידע על הארגון ועבודה לא תקינה. הסקר גם עוזר להוכיח כי הארגון פעל בדרכים הראויות כדי למנוע מאותן סכנות להתממש.
ביצוע סקר סיכונים על ידי חברת חקירות
סקר סיכונים יתבצע על ידי גורם חיצוני אשר אין לו דבר ועניין בחברה. המטרה שעומדת לפניו תהיה אחת והיא לסייע לארגון על ידי איסוף מידע, הצגתו בצורה הברורה ביותר ומתן דעות והמלצות. חברת חקירות אשר מכירה היטב את התחום תוכל לספק את השירות בצורה הטובה ביותר. החברה תבחן את הארגון ואת תהליכי העבודה המתקיימים בו. לאחר מכן היא תוכל לאתר את הסיכונים במחלקות שונות כשהיא תיעזר בעובדים ובמנהלים כדי להכיר את מתודות העבודה.
החברה תבין מי אחראי בחברה לכל פעולה, מי יכול להשפיע על הסכנות השונות ותבין מול אילו אתגרים הוא עומד. את כל המידע היא תעבד לכדי דו"ח בו יצוינו כל הממצאים ואותו היא תציג להנהלה והגורמים הרלוונטיים בלבד. מתוך הדו"ח תיקבע תוכנית פעולה אותה יוכל הארגון להוציא לפועל כדי להבטיח את סביבת העבודה.
